Privacy Statement Valck

 

Valck Group wenst haar klanten te informeren omtrent de wijze waarop zij uw persoonsgegevens verzamelt, bewerkt en aanwendt.
Valck Group is een verzamelnaam voor haar dochterbedrijven en heeft als focus het onderhoud, reparatie, verkoop van banden en nieuwe en tweedehands voertuigen. De groep realiseert zijn dienstverlening via vier dochterondernemingen:
• Autobedrijf Valck NV met zetel te 3500 Hasselt, Kempische Steenweg 564, gekend met het KBO-nummer 0421 090 262;
• Autobedrijf Valck Lier NV met zetel te 2500 Koningshooikt, Aarschotsesteenweg 302, gekend met het KBO-nummer 0420 088 291;
• Autobedrijf Valck Haacht NV met zetel te 3150 Haacht, Keerbergsesteenweg 40, gekend met het KBO-nummer 0694 728 450; en
• Valck Car Market NV met zetel te 3500 Hasselt, Kempische Steenweg 564, gekend met het KBO-nummer 0692 926 923.
Deze privacy statement is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door Valck Group én haar dochterondernemingen die hiervoor zijn vermeld, hierna gezamenlijk aangegeven als “Valck”.
Wij hechten er belang aan dat onze dienstverlening open, eerlijk en transparant is. In dat kader vinden wij het belangrijk dat u precies weet welke persoonsgegevens Valck verzamelt en voor welke doeleinden we deze persoonsgegevens gebruiken.
In deze privacy statement beschrijven wij dit op een overzichtelijke manier. Valck staat er voor in dat persoonsgegevens op een zorgvuldige wijze en in overeenstemming met de wet- en regelgeving worden verzameld, gebruikt en verwijderd. Deze privacy statement kan van tijd tot tijd wijzigen als nieuwe ontwikkelingen daartoe aanleiding geven. Onze meest actuele privacy statement kunt u vinden op onze websites.
De huidige privacy policy betreft de gegevens waarbij Valck optreedt als verwerkings-verantwoordelijke, echter enkel wanneer Valck persoonsgegevens verwerkt voor haar eigen doeleinden en niet in opdracht van een derde.

Welke persoonsgegevens gebruiken wij?

Binnen de werking van Valck bestaat de mogelijkheid dat de volgende categorieën van persoonsgegevens worden verwerkt, dit is afhankelijk van uw gebruik van onze diensten:
• Naam en voornaam
• Taal
• Geboortedatum
• Woonplaats en plaats voor levering van diensten of producten
• Rekeningnummer
• Vaste en/of mobiele telefoon
• Email adres
• Activiteiten op onze website en IP adres
• Locatie
• Eventueel bijkomende persoonsgegevens die worden verstrekt.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken:

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@valck.be, dan verwijderen wij deze informatie.

Waarvoor gebruiken we uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door Valck verwerkt voor volgende doeleinden. De gegevens worden alleen voor dit doel gebruikt en bewaard.
1) Het uitvoeren van overeenkomsten
Wij verwerken persoonsgegevens om onze afspraken/overeenkomsten die we sluiten met zakelijke en particuliere klanten te kunnen uitvoeren. Deze activiteiten zijn onder andere het maken van afspraken voor het onderhoud en de reparatie van voertuigen van zakelijke- en particuliere klanten, evenals het beheren van onze platformen. Daarnaast verwerken wij persoonsgegevens van onze medewerkers in onze administratie op basis van afgesloten arbeidsovereenkomsten.
2) Voor marketingactiviteiten
Wij verwerken persoonsgegevens in het kader van marketingactiviteiten. Dit kunnen oude en bestaande klanten zijn, relaties die bijvoorbeeld tijdens evenementen ontstaan zijn of personen die zich in het verleden hebben ingeschreven voor onze nieuwsbrief en zich hier niet voor afgemeld hebben (geen opt-out). Zakelijke klanten (leaserijders) worden niet pro-actief benaderd met commerciële (e-)mailings of commerciële nieuwsbrieven.
3) Afhandeling van de door u gevraagde informatie of publicaties
Indien u meer informatie wenst over onze dienstverlening of op de hoogte wilt worden gehouden van onze producten, dan verwerken wij uw gegevens om u reactie te kunnen geven. U kunt hierbij denken aan door u ingevulde contactformulieren.
4) Het verbeteren van de website en dienstverlening van Valck
Dit kunnen we op twee manieren doen:
a. Direct: bijv. de gegevens die u aan ons versterkt via onze website, mail, etc.; en
b. Indirect (via cookies): Indien onze website in de toekomst gebruik zal maken van functionele, analytische en/ of tracking marketing / advertising cookies om de bezoekerservaring te optimaliseren zal dit worden aangegeven.
5) Het beheer van klantenbestanden en administratie
Teneinde een optimale dienstverlening te voorzien, de nodige administratie op orde te houden, te voldoen aan de op haar rustende verplichtingen en om haar verbintenissen na te komen, dient Valck eveneens de nodige persoonsgegevens te verwerken.

Cookies

Valck maakt bij het aanbieden van online content en diensten mogelijks gebruik van cookies om u beter van dienst te kunnen zijn. In dat geval wordt u voorafgaand aan het eerste bezoek altijd gevraagd of u akkoord bent met het verzamelen van cookies door Valck.

Wat zijn cookies?

Cookies zijn kleine bestanden die met pagina’s van websites worden meegestuurd, uw voorkeur tijdens het surfen onthoudt en in uw browser worden opgeslagen. De daarin opgeslagen informatie kan bij een volgend bezoek weer naar onze servers teruggestuurd worden. Een cookie slaat geen naam, adres of leeftijd op. Ook andere persoonlijke gegevens weet een cookie niet. Cookies onthouden alleen uw voorkeuren en uw interesses op basis van uw klikgedrag en eventueel ingevulde kentekens.


Waarom maakt Valck mogelijks gebruik van cookies?

Door het opslaan van cookies leert Valck uit het gedrag van de bezoekers van haar website. Met hulp van deze gegevens kunnen wij de informatie, diensten en producten op de website verbeteren. Ook kan er op die manier aan bezoekers relevantere informatie worden aangeboden waardoor zij minder lang hoeven te zoeken en sneller acties kunnen ondernemen. Daarnaast kunnen ingevulde gegevens worden bewaard wanneer bezoekers pagina’s verlaten en later nogmaals bezoeken. Bij uw eerste bezoek kunt u akkoord gaan met het gebruik van cookies van derden.
Als u cookies niet accepteert, kunt u niet altijd gebruikmaken van alle voordelige en persoonlijke mogelijkheden van de online content en diensten.

Welke cookies gebruikt Valck?

De Valck websites kunnen in de toekomst verschillende soorten cookies gebruiken voor de volgende doeleinden:
• Noodzakelijke cookies: Noodzakelijk om gebruik te kunnen maken van standaard-functionaliteiten op de website. U maakt altijd, zonder goedkeuring, gebruik van functionele cookies en cookies voor web statistieken. Hieronder vallen analytische cookies en functionele cookies.
• Cookies voor marketing en statistiek: Deze cookies worden gebruikt om te kunnen analyseren hoe u gebruikmaakt van onze online content en diensten om deze vervolgens nog beter af te kunnen stemmen op uw wensen en behoeften. Bijvoorbeeld bij het gebruik van een live-chat-optie en het achterhalen van uw ervaring met onze dienstverlening. Deze gegevens worden anoniem opgeslagen en zijn dus niet te herleiden naar wie u bent.
• Cookies voor adverteren: Met deze cookies houden adverteerders bij welke pagina’s u bezoekt uit hun netwerk om zo relevante informatie aan u te kunnen tonen op kanalen van Valck, zoals advertenties op Facebook, Google en andere websites of kanalen.


Hoe kan ik cookies uitzetten?

U kunt cookies in uw browser ook standaard uitzetten. Op die manier worden er geen cookies opgeslagen. Als u gebruikmaakt van meerdere computers en/of browsers (let op: dit geldt niet alleen voor desktopcomputers maar ook voor tablets en smartphones) moet u handeling(en) zo vaak als nodig herhalen.

Welke grondslagen zijn van toepassing?

Valck verwerkt uitsluitend persoonsgegevens als daarvoor een wettelijke grondslag bestaat, zoals voorgeschreven wordt in de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

De volgende grondslagen zijn van toepassing:

1) Uitvoeren van overeenkomsten
Wij verwerken persoonsgegevens om onze afspraken/overeenkomsten die we sluiten met zakelijke en particuliere klanten te kunnen uitvoeren. Deze activiteiten zijn onder andere het maken van afspraken voor onderhoud en reparatie van voertuigen met zakelijke en particuliere klanten.
Daarnaast verwerken wij persoonsgegevens van onze medewerkers in onze administratie op basis van afgesloten arbeidsovereenkomsten.

2) Gerechtvaardigd belang
Valck heeft een gerechtvaardigd belang om klanten te werven en relaties te onderhouden en daarom bepaalde persoonsgegevens te verzamelen. Dit geldt voor de volgende gegevens:
• Aanhef
• Voornaam en achternaam
• Adres
• Mobiel en/of vast telefoonnummer
• Emailadres
Bovenstaande gegevens zijn nodig in geval er een afspraak of aankoop is/wordt gepland of gedaan. Zo kunnen wij u op de juiste wijze informeren over bijvoorbeeld een afspraak die moet worden verzet, het afstemmen van juiste reparaties die wij zien op basis van het onderzoek van uw auto. Ook slaan wij uw gegevens hiermee op voor facturatiedoeleinden.
Uw mailadres en/of telefoonnummer wordt alleen gebruikt voor het versturen van commerciële boodschappen als u zich hiervoor heeft aangemeld (opt-in). Wel wordt u automatisch toegevoegd aan onze maildatabase als u bij ons een financiële transactie (een aankoop) heeft gedaan. U ontvangt hiervoor een welkomstmail na uw bezoek of aankoop en u heeft ten allen tijden de mogelijkheid zich hiervoor uit te schrijven.

3) Toestemming van betrokkenen
Voor het gebruik van cookies vragen wij uw toestemming bij het betreden van de website. Echter worden bepaalde analytische en functionele cookies (Google Analytics en bijv.winkelwagencookies) standaard geplaatst. Voor de analytische cookies is uw IP-adres steeds geanonimiseerd.

4) Voldoen aan wettelijke verplichting
Valck dient persoonsgegevens te verwerken vanwege een aantal wettelijke verplichtingen, waaronder fiscale, boekhoudkundige en sociale regelgeving.

Met wie deelt Valck uw gegevens?

In principe delen we uw gegevens niet met anderen. Dat doen we alleen als het noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening en/of als we een wettelijke verplichting hebben. In dat geval delen we gegevens met:
1) Eigen werknemers
We delen gegevens met onze medewerkers waarbij het verwerkingsdoel in lijn ligt met de functie. Bijvoorbeeld: een medewerker van één van onze vestigingen neemt contact op met een klant of met u als bestuurder van een bedrijfswagen om te ondersteunen bij een vraag.
Hiervoor zijn contactgegevens nodig.
2) Leveranciers, onderaannemers, verzekeraars en verzekeringsmakelaars die met Valck samenwerken
We werken samen met tal van dienstverleners die noodzakelijk zijn om het onderhoud en reparatie van een voertuig te kunnen uitvoeren. Met hen maken we goede afspraken over verplichtingen en bevoegdheden. Deze leggen we vast in (verwerkings)overeenkomsten.
3) Fiscale administratie
In het geval van fiscale verzoeken kunnen er gegevens worden gedeeld met de administratie.


Hoelang bewaart Valck uw persoonsgegevens?

Valck bewaart uw gegevens niet langer dan noodzakelijk om de in dit privacy statement genoemde doelen te bereiken.
De bewaartermijn van onze administratie is zeven jaar, overeenkomstig de wettelijke verplichting. Dit is inclusief de met u gesloten overeenkomsten. De termijn gaat in nadat de overeenkomst is beëindigd.
Wanneer u ons een e-mail stuurt of een vraag stelt via een contactformulier, dan worden de gegevens die u ons toestuurt bewaard zolang als naar de aard van het formulier of de inhoud van uw e-mail nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling daarvan.
Gegevens voor marketingactiviteiten worden voor onbepaalde tijd bewaard, bijvoorbeeld als u een opt-in heeft gedaan voor het ontvangen van e-mails, of nadat er contact is geweest in het kader van het aanbieden van producten of diensten.


Hoe beveiligt Valck uw persoonsgegevens?

Valck treft alle redelijke maatregelen om uw persoonsgegevens adequaat te beschermen, alsook om deze informatie te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang, verspreiding, wijziging of vernietiging.
Valck wenst er echter op te wijzen dat internetverkeer nooit 100% veilig of storingsvrij is, en dat geldt met name voor het zenden van e-mails van en naar deze site. Het blijft steeds uw eigen verantwoordelijkheid om wachtwoorden, identificatienummers en andere toegangsmodaliteiten geheim te houden en te beschermen.


Inzage, wijziging, verwijderen of afschermen van persoonsgegevens

Als u wilt weten welke persoonsgegevens Valck van u verzamelt en gebruikt, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Tevens heeft u het recht:
• Om uw persoonsgegevens te corrigeren of verwijderen,
• Om uw toestemming voor gegevensverwerking in te trekken,
• Om bezwaar te maken tegen verwerking van uw persoonsgegevens door Valck,
• Op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om uw persoonsgegevens waar wij in elektronische vorm over beschikken, naar u of een andere door u genoemde organisatie te laten sturen.


U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, bezwaar of gegevensoverdraging sturen naar info@valck.be . Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u gedaan is, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren binnen vier weken op uw verzoek.


Heeft u een klacht over de wijze waarop Valck uw persoonsgegevens verwerkt, dan kunt u dat melden bij info@valck.be . Mocht dit niet tot het gewenste resultaat leiden, dan kunt u ook een klacht indienen bij de nationale toezichthouder, de Gegevensbeschermingsautoriteit: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
Mocht u na het lezen van dit Privacy Statement nog vragen hebben over de bescherming van uw privacy tijdens uw bezoeken op onze website(s), neem dan gerust schriftelijk, telefonisch of per e-mail contact op met Valck.


Contact:


Valck Group met als primaire aanspreekpunt Autobedrijf Valck Haacht NV
Keerbergsesteenweg 40, 3150 Haacht (België)
BTW nummer: BE0694 728 450
Telefoonnummer: 0032(0) 16 65 01 11
Email: info@valck.be